Persepsi Kertas Kerja: Cadangan Atau Keputusan?

Dalam sesebuah organisasi (khususnya yang berorientasikan program) yang besar, kepimpinan organisasi akan bermesyuarat pada penghujung setiap tahun (induksi) bagi merencanakan program-program ataupun agenda-agenda yang akan dilaksanakan pada tahun akan datang. Kebiasaannya, ahli mesyuarat akan berbincang mengenai muhasabah setahun kepimpinan, analisis SWOT, dan perancangan setahun akan datang.

Kebiasaannya, perancangan yang direncanakan pada induksi adalah berdasarkan pada situasi semasa. Mahu ataupun tidak, perubahan akan berlaku, perancangan perlu dikaji dari masa ke semasa. Sekiranya situasi pada ketika itu memberi peluang yang banyak untuk organisasi tersebut merencana program ataupun agenda baru, maka bergantung kepada organisasi tersebut untuk melaksanakan perkara yang direncanakan ataupun tidak.

Selalunya, dalam sesebuah organisasi, tentu terdapat beberapa golongan yang sentiasa memikirkan perkara ataupun agenda yang perlu dilakukan bagi memastikan organisasi tersebut berjalan dengan lancar. Antara tugas golongan ini adalah mengkaji situasi semasa dalam dan luar organisasi, menyediakan agenda-agenda tambahan, dan melaksanakan ‘aktiviti-aktiviti’ khas demi kemaslahatan organsisasi tersebut. Kebiasaannya beberapa orang daripada golongan tersebut merupakan pimpinan bagi organisasi.

Memberi Cadangan Ataupun Membuat Keputusan?

Bagi sesebuah pihak dalam mana-mana organisasi untuk melaksanakan sesuatu agenda, pihak tersebut perlu mendapatkan kelulusan di peringkat atasan atau tertinggi organisasi tersebut. Prosedur yang lazim digunakan adalah dengan pembentangan kertas kerja (cadangan ataupun dasar) kepada pihak atasan bertujuan untuk memberikan penjelasan terperinci, mendapatkan pandangan atau cadangan, serta kelulusan agar agenda tersebut dilulus untuk fasa pelaksanaan.
Persoalan yang ditimbulkan di atas jarang berlaku dalam organisasi-organisasi besar yang telah lama wujud. Persoalan ini seringkali ditimbulkan oleh organisasi yang baru wujud yang dipimpin oleh kepimpinan baru (baca: kurang pengalaman kepimpinan). Apabila terdapat satu pihak yang membentangkan kertas kerja untuk dibincangkan (mendapatkan pandangan dan cadangan) terdapat kemungkinan beberapa pihak akan menganggap pembentangan tersebut sekadar pembentangan bertujuan memberitahu ahli mesyuarat agenda yang telah dilulus untuk dilakukan.

Situasi ini akan menyebabkan pihak yang beranggapan seperti di atas akan berasa dipinggirkan kerana tidak dijemput untuk berbincang mengenai agenda tersebut. Malah jika perkara ini berterusan tanpa sebarang luahan dan perbincangan, barisan kepimpinan akan menghadapi pelbagai masalah seperti bersangka buruk, tidak percaya antara satu sama lain, dan ketidaksefahaman, malah boleh membawa hingga ugutan dan peletakan jawatan.

Persoalannya, mengapa perkara seperti ini boleh berlaku?